Q&A: Få svar på fem spørgsmål, foreninger ofte stiller om GDPR

GDPR: Hvad må foreninger bruge oplysninger om medlemmerne til? Og hvornår må de videregive oplysningerne? Det er blot to ud af mange spørgsmål, som foreninger ofte stiller om GDPR-reglerne. Få Justitsministeriets svar på de mest udbredte spørgsmål her.

(OBS: Det er mere end et år siden, denne artikel er blevet redigeret. Vær derfor opmærksom på, at dele af indholdet kan være forældet)

Datatilsynet vurderer, at de fleste danske virksomheder og organisationer er kommet godt i gang med at implementere de nye regler i persondataforordningen, som trådte i kraft 25. maj 2018.

Alligevel har foreninger stadig mange spørgsmål om, hvordan de skal forholde sig til de nye GDPR-regler, som gælder for alle virksomheder og organisationer – herunder også civilsamfundsorganisationer.

Derfor har Justitsministeriet udgivet en publikation specifikt målrettet foreninger. Her får du et uddrag af publikationen ‘Ofte stillede spørgsmål - Frivillige foreningers behandling af personoplysninger’, med Justitsministeriets svar på fem af de spørgsmål, foreninger ofte stiller.

Fem ofte stillede spørgsmål om behandling af personoplysninger

1. Må vi behandle oplysninger om medlemmernes personnummer?
I de fleste tilfælde vil det ikke være nødvendigt for foreninger at behandle oplysninger om personnummer. Hvis der ikke er et sagligt formål med at behandle oplysninger om personnummer, skal foreninger således undlade at indsamle dem.

2. Hvornår må en forening behandle følsomme personoplysninger om sine medlemmer og brugere?
Der er relativt snævre rammer for, hvornår følsomme personoplysninger må behandles. Det betyder, at foreninger som udgangspunkt ikke må behandle personoplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data, biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person, helbredsoplysninger eller oplysninger om en persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering.

Det er sådan set nemmest for foreninger at lade være med at behandle disse personoplysninger. Man skal dog være opmærksom på, at reglerne ikke gælder for ikkeautomatisk (manuel) behandling af personoplysninger, der ikke er eller vil blive indeholdt i et register. En fodboldtræner vil eksempelvis godt kunne oplyse sit fodboldhold om, at en spiller desværre har brækket foden og derfor ikke kan spille den næste kamp, hvis fodboldklubben hverken behandler oplysningen herom elektronisk eller i et såkaldt manuelt register. Hvis klubben derimod behandler oplysningen elektronisk eller i et manuelt register – hvorved databeskyttelsesreglerne finder anvendelse – må træneren imidlertid ikke oplyse holdet om den brækkede fod uden spillerens samtykke.

3. Hvad må foreningen bruge oplysninger om sine medlemmer til?
I må kun bruge oplysninger om jeres medlemmer til det eller de formål, som I har indsamlet dem til. Oplysningerne må med andre ord ikke bruges til såkaldte uvedkommende formål.

Hvis for eksempel en skakklub har indsamlet oplysninger med henblik på at afholde skakturneringer og lignende, må oplysningerne ikke bruges til uvedkommende formål, eksempelvis udsendelse af markedsføringsmateriale på vegne af en virksomhed.

4. Hvornår må en frivillig forening videregive oplysninger om sine medlemmer?
En forening kan som udgangspunkt videregive en medlemsliste i foreningsblade og på lukkede sider på internettet uden de enkelte medlemmers samtykke. Det er vigtigt, at det kun er foreningens medlemmer, der modtager foreningsbladet eller har adgang til foreningssiden på internettet.

Hvis listen videregives til en bredere kreds af personer – for eksempel ved offentliggørelse på internettet – skal det enkelte medlems samtykke indhentes. Efter Datatilsynets opfattelse er medlemskab af en forening, uanset at denne måtte være en ukontroversiel forening – for eksempel en sportsklub – en privat sag. Der vil også være en risiko for, at medlemsoplysningerne kan blive (mis-)brugt til uvedkommende formål, for eksempel markedsføring.

Uanset om der er tale om videregivelse internt i foreningen eller offentliggørelse, skal der altid være en god grund til videregivelsen.

5. Må lokal- og landsforeninger dele medlemsoplysninger med hinanden?
Ja, hvis der i overensstemmelse med en forenings vedtægter eller lignende er en god grund til videregivelsen, kan der normalt deles almindelige personoplysninger med for eksempel en landsforening eller et specialforbund. I skal dog overveje, om formålet med videregivelsen vejer tungere end den registreredes interesse i, at oplysningerne ikke videregives. Ved tvivl kan foreningen indhente et samtykke fra hver enkelt person, som oplysningerne vedrører.

Foreningen skal sikre sig, at der ikke videregives flere personoplysninger end nødvendigt, ligesom foreningen som udgangspunkt ikke uden specifikt samtykke kan videregive følsomme personoplysninger til andre dataansvarlige.

Endelig skal foreningen dele oplysningerne på en sikker måde, så oplysningerne ikke kommer til uvedkommendes kendskab. Hvis følsomme oplysninger eller oplysninger af fortrolig karakter deles via e-mail over det åbne internet, skal foreningen anvende en passende form for kryptering.

Her kan du hente hele Justitsministeriets publikation: ‘Ofte stillede spørgsmål - Frivillige foreningers behandling af personoplysninger’.

Forrige artikel Otte gode råd fra fonde til ansøgere: Sådan får I succes med jeres fondsansøgninger Otte gode råd fra fonde til ansøgere: Sådan får I succes med jeres fondsansøgninger Næste artikel Værsgo: Her er 3 digitale værktøjer, som kan løfte din civilsamfunds­organisation Værsgo: Her er 3 digitale værktøjer, som kan løfte din civilsamfunds­organisation
Overblik: Her er efterårets politiske kalender

Overblik: Her er efterårets politiske kalender

Sommeren lakker mod enden og efteråret lurer lige om hjørnet. Selvom Folketinget officielt holder sommerferie indtil oktober, er der en masse politik på programmet. Få overblik over den politiske kalender her.

Sådan har FDF løbet 10 nye lokale kredse i gang

Sådan har FDF løbet 10 nye lokale kredse i gang

FDF’s kredsstartsprojekt har vendt tingene om, så initiativtagerne kan starte med at fokusere på aktiviteterne og gemme bureaukratiet til senere. Forbundet står klar med både sparring, administrativ bistand og startøkonomi. Indsatsen har på to år givet 10 nye kredse – men det har kostet både kræfter og penge.

Hvem kæmper for din lokalforenings sag i kommunen?

Hvem kæmper for din lokalforenings sag i kommunen?

De kommunale budgetforlig for 2024 falder i hak på stribe i disse uger. Det giver nogle steder flere penge til lokaler, aktiviteter og udvikling i foreningslivet, mens andre kommuner strammer livremmen. Men hvem er foreningernes ”fagforening” og hvordan tager din forening kampen op mod uretfærdigheder?

Er der også ballade i din kolonihave - eller i din lokalforening?

Er der også ballade i din kolonihave - eller i din lokalforening?

TV2-serien ”Balladen om kolonihaven” demonstrerer elegant, hvad der udspiller sig i de små forpligtende foreningsfællesskaber, som Danmark er opbygget af. Foreningsliv bygger i høj grad på mennesker med engagement, passion, fagligheder og følelser. Det foregår i vores dyrebare fritid, og derfor går bølgerne ofte højt, for der kan være meget på spil. 

Ung, ny og NGO-leder: 'Ny bog giver hjælp og råd'

Ung, ny og NGO-leder: 'Ny bog giver hjælp og råd'

Når man lander sit første lederjob i en NGO, måske i en ung alder, følger der mange opgaver med, som ikke stod i jobopslaget. Det tager bogen 'Sagens Kerne' fat på med råd fra to, som har prøvet turen på egen krop. De rammer helt plet, lyder det fra en, der netop står i situationen.

Ngo’er kan også høste store fordele af kunstig intelligens

Ngo’er kan også høste store fordele af kunstig intelligens

ChatGPT og andre kunstig intelligens-redskaber bliver hele tiden både nemmere, bedre og billigere, så det er ikke bare forbeholdt de store organisationer. Til gengæld er der både praktiske og etiske faldgruber, man skal holde sig for øje, siger konsulent i branchen Christian Sophus Ehlers. Han har for længst selv taget den nye teknologi i brug.

Håbløshed og vrede driver klimaaktivisterne

Håbløshed og vrede driver klimaaktivisterne

Det er vrede og frustration over alt for lidt handling i klimakrisen, der driver aktivisterne i Den Grønne Ungdomsbevægelse. Men et spændende miljø med kreative arbejdsformer og en flad struktur skader heller ikke.

Vildt sommervejr og klimakrise puster til engagement i organisationerne

Vildt sommervejr og klimakrise puster til engagement i organisationerne

Skovbrande på Rhodos, varmerekorder i Sydeuropa og et knastørt dansk forår. Klimakrisen har erobret dagsordenen, både i medierne og hos en række organisationer. Flere af dem, som har sat klima højt på dagsordenen, beretter om flere aktivister, men også om et emne, som påvirker organisationernes ståsted og måde at virke på.

Betændt arbejdsmiljø er det beskidte vasketøj, som ingen civilsamfundsorganisationer ønsker at hænge offentligt til tørre

Betændt arbejdsmiljø er det beskidte vasketøj, som ingen civilsamfundsorganisationer ønsker at hænge offentligt til tørre

Der er mange grunde til, at emnet er svært at tale om: Blandt andet frygt for dårlig medieomtale eller at blive fyret. Men tavshed gør samtidig problemet svært at løse. Det kom frem, da centrale civilsamfundsaktører på Bornholm debatterede dårligt arbejdsmiljø – et emne som desværre forbliver lige så hot som den danske sommer indtil nu, også selvom Folkemødet er slut for i år.