Fem gode råd fra teknologiekspert: Sådan får I gavn af robotter i civilsamfundet

En ny type medarbejder overtager i disse år simple, men ressourcekrævende administrative opgaver hos mange danske virksomheder. De nye medarbejdere er ikke lavet af kød og blod, men er såkaldte administrative robotter. Eksperter fra erhvervslivet mener, at civilsamfundsorganisationer også kan få glæde af at “ansætte” virtuelle kollegaer. Men glem alt om science fiction og menneskelignende robotter; administrative robotter er avanceret skræddersyet software, der er designet til at udføre simple og rutineprægede, men tidskrævende opgaver som for eksempel dataregistreringer og -opdateringer.

Jørgen Steines er partner hos Deloitte, hvor han blandt andet rådgiver virksomheder i brugen af robot- og automatiseringsteknologier. Han forklarer, at civilsamfundsorganisationer, der har en betydelig mængde administrative opgaver, også kan få gavn af og skabe merværdi ved at integrere administrative robotter i deres arbejde.

Overlad rutineopgaverne til robotter
“Administrative robotter er ikke kun for store virksomheder eller for én bestemt type virksomhed. Robotterne er også interessante for civilsamfundsorganisationer, som i det daglige udfører en vis mængde manuelle og regelbaserede processer med mange gentagelser som for eksempel dataregistrering og -håndtering. Administrative robotter kan udføre administrative opgaver, som er strukturerede, digitale og ikke kræver subjektive vurderinger på samme måde som en medarbejder af kød og blod. Det er særligt administrative opgaver inden for HR, finans og medlemshåndtering, som er oplagt at overlade til de nye robotteknologier,” forklarer Jørgen Steines.

Ifølge Jørgen Steines er det afgørende, at der er tale om opgaver med en vis volume, som medarbejdere i forvejen bruger mange timer på, før en investering i de nye robotteknologier er relevant.

Her giver Jørgen Steines tre konkrete eksempler på opgaver, som organisationer med fordel kan overlade til administrative robotter, og derefter giver han jer fem gode råd til, at kommer i gang med brugen af robotteknologi:

I kan overlade disse opgaver til virtuelle medarbejdere:

• HR-opgaver som for eksempel administrative procedurer omkring ansættelser. Når en ny medarbejder bliver ansat, skal hun/han ofte oprettes i flere systemer, der skal anmodes om computer, mobiltelefon, it-adgang, passwords og så videre. Robotsoftware kan linkes til samtlige systemer i organisationen, så medarbejderdata kun skal indtastes én gang. Fra første dag er medarbejderen derfor koblet op og registreret alle relevante steder.
  
  
• Finans- og økonomiopgaver som indtastning og behandling af faktura- og løndata.
  
  
• Medlemsregistrering og -pleje indeholder mange aktiviteter, der er oplagt at automatisere. Når nye medlemmer selv taster data ind i en selvbetjeningsportal, er det ofte medarbejdere, der manuelt linker op til de bagvedliggende systemer. Disse opgaver kan med fordel overlades til administrative robotter.

Fem gode råd til at komme i gang

Råd 1: Kortlæg jeres administrative opgaver
Det er vigtigt, at I har en klar idé om, hvilke opgaver i jeres organisation der kan løses af robotter. Start derfor med en foranalyse og kortlægning af administrative opgaver på alle niveauer og i alle afdelinger af jeres organisation. Skab et overblik over, hvilke opgaver der matcher de opgaveløsninger, administrative robotters kan tilbyde – altså gentagne, enkle og regelbaserede digitale opgaver, der ikke kræver subjektive vurderinger.

I denne kortlægning er det en god idé at lave en analyse af, hvor meget tid og hvor mange ressourcer der vil blive frigivet for hver opgave, der bliver overladt til administrative robotter, samt hvilke udfordringer i hverdagen I vil løse ved at overlade opgaven til robotter.

Råd 2. Involver medarbejderne
Det er vigtigt, at medarbejderne bliver taget med i processen fra starten. Mange medarbejdere kan reagere negativt på tanken om robotter, der overtager arbejdsopgaver. Det er vigtigt, at de forstår, hvordan teknologien fungerer, og hvordan de virtuelle medarbejdere vil bidrage til jeres arbejde.

Det er en god idé at afholde workshops, hvor medarbejderne er med til at definere, hvilke opgaver teknologien kan løse for jer, og hvilke positive effekter det vil have på jeres arbejde. Mange medarbejdere vil glæde sig til at slippe for rutinearbejde for i stedet at kunne fokusere på mere værdiskabende faglige aktiviteter.

Råd 3: Start med et simpelt pilotprojekt
At introducere administrative robotter er både en økonomisk og tidsmæssigt investering, og det kræver en indsats at blive kendt med teknologien. Det er en god idé at starte med et pilotprojekt, hvor I udvælger nogle få opgaver, der ikke er for komplekse.

At integrere robotter i jeres administrative arbejde kan kræve en organisatorisk ændring først, fordi det kan vise sig, at I har arbejdsprocesser, som er uhensigtsmæssige og ustrukturerede. Robotterne løser ikke udfordringen med dårligt strukturerede arbejdsprocesser, det er en opgave, I skal løse, før robotterne kan tage over.

Råd 4: Lav et partnerskab
Find andre organisationer på tværs af jeres sektor, der allerede er kommet i gang med at bruge robotteknologien, eller som også overvejer virtuelle medarbejdere. På den måde kan I trække på andres erfaringer, overvejelser og blive klogere på, om robotter også er en god løsning for jeres organisation. Hvis andre har gjort sig mindre gode erfaringer, kan I lære af deres erfaringer.

Husk også at kigge uden for jeres sektor. Mange virksomheder og leverandører, der udvikler robotteknologi, afholder netværksmøder og konferencer, som I kan deltage i og blive klogere på, hvordan robotteknologien kan forbedre jeres arbejdsprocesser.

Råd 5: Prøv det
Kast jer ud i det, og vær ikke nervøse for investeringen. Den er forholdsvis lille, og I opnår hurtigt mærkbare gevinster.