Nyt evalueringskoncept: Grundig evaluering sikrer forankring

Posen med fondsmidler er ved at være tom, og et årelangt projekt er ved at ophøre. Men nå ja, vi skal jo lige have lavet den der evaluering.

Hvor mange unge var det, vi havde hjulpet? Og hvor mange procentpoint mere livskvalitet har de opnået?

Sådan bliver evalueringsarbejde ofte reduceret til en slutrapport, der beviser et afsluttende projekts værdi inden for nogle helt bestemte rammer.

Men evaluering er ofte en overset og misforstået disciplin. For evaluering kan faktisk hjælpe et projekt igennem hele dets levetid - og endda forlænge levetiden. Det mener bagmændene bag et nyt koncept, Videnscenter for Socialøkonomi Copenhagen Dome og analysevirksomheden SocialRespons.

“Evaluering er vigtig, fordi det skaber viden om, hvad et projekt kan. Den kan bruges til at styrke et projekts økonomiske bæredygtighed og skabe langsigtet forankring,” siger Sofie Bertolt Winther, partner i SocialRespons.

“Når man får fondsmidler, er der en risiko for, at man først tager fat i forankringen, når man kan se, at midlerne er ved at løbe ud. Og der er det ofte for sent. Man skal tidligt i gang med at evaluere i samarbejde med sine partnere, så man kan undersøge, hvordan man kan forankre sit projekt,” siger Robin Vickery, projektleder hos Copenhagen Dome, og fortsætter:

“Ja, man skal faktisk i gang, allerede før man overhovedet har sat projektet i gang.”

Derfor foreslår Copenhagen Dome og SocialRespons en ny evalueringspraksis, som de kalder for "forankringsfokuseret evaluering". Det foregår i følgende tre trin.

1. Interview og research
I første trin udforskes muligheden for forankring gennem målrettede interviews med eksisterende og potentielle interessenter og partnere. Det handler nemlig om at forstå deres behov.

“Du skal undersøge, hvilke ønsker og behov dine samarbejdspartnere har. Hvis man er nysgerrig på det hele vejen gennem projektet og sørger for tæt dialog med partnerne - og også gerne med andre, der kan have relevante perspektiver - så kan man få en stærk fornemmelse og dialog omkring, hvad projektet kan bagefter,” siger Sofie Bertolt Winther.

Et centralt spørgsmål i denne fase er, hvilken viden der er afgørende for, at samarbejdspartnere vil bakke op og måske finansiere indsatsen i fremtiden?

“Man skal aktivere evalueringen ved at lave målrettede interviews med interessenter, hvor man undersøger betalingsvilligheden og får trykprøvet, hvordan idé og projekt kan forankres,” siger Robin Vickery.

2. Medudvikling og ejerskab
Næste trin handler om at invitere partnerne ind i maskinrummet, diskutere indsatsen sammen og skabe en åben dialog. Her skal man lave målrettet afsøgning af, hvordan projektet passer til parternes behov.

“Vi skal forsøge at facilitere en proces, hvor samarbejdspartnerne bliver involveret i udviklingsfasen. Hvis man er i gang med et projekt, der eksempelvis er målrettet skolerne, så kan det være en god ide, at centrale aktører på skoleområdet inddrages, hvilket involverer nogle af de folk, der er med til at sammentænke den nye indsats med øvrige ambitioner på skoleområdet. For så er der en større chance for, at indsatsen passer ind - og at de også føler en form for ejerskab,” forklarer Robin Vickery.

Helt konkret kan man afholde workshops med projektteamet og interessenter, hvor man sammen udvikler indsatsen, og hvor man samtidig har en ærlig dialog om, hvad der skal til for, at den kan videreføres og finansieres efter projektperioden.

Det handler om at engagere alle parter i spørgsmålet: Hvordan kan vi udvikle indsatsen, så den gør en forskel på den lange bane? Her kan det være nødvendigt at se på, hvordan den spiller sammen med andre initiativer - på eksempelvis skoleområdet - og med samarbejdspartnernes organisatoriske, juridiske og økonomiske forhold.

“Man skal være nysgerrig på, hvad samarbejdspartnerne har behov for, for at de kan gå videre i deres organisation. Hvad vil de gerne have, at projektet kan?” siger Sofie Bertolt Winther.

En stærk dialog mellem interessenter og indsatsens projektteam er afgørende for at udvikle stærke og bæredygtige samarbejder, så partnerne oplever en form for medejerskab.

3. Forretningsudvikling og forankring
I det tredje trin skal man tage businessbrillerne på. Det handler nemlig om at skabe en samlet forretningsplan, man kan vise til sine partnere.

“Man skal turde tænke forretning ind i det sociale område,” siger Sofie Bertolt Winther.

Til det kan man bruge en række velkendte metoder inden for forretningsudvikling, som ifølge Sofie Bertolt Winther og Robin Vickery kan være belejlige for sociale indsatser og organisationer.

Brugen af de specialtilpassede forretningsredskaber fastholder et fokus på, hvilken værdi man skaber, hvem man skaber det for, og hvordan det kan omsættes til en økonomisk bæredygtig forretning:

“Der skal være en nysgerrighed i evalueringen, hvor man ikke kun undersøger de resultater, man har lovet at levere på, men også undersøger, hvilken værdi man ellers skaber. Ligesom man ville gøre i en virksomhed. Og man skal heller ikke kun fokusere på, hvilke resultater man skaber, men også hvem man skaber værdi for,” siger Sofie Bertolt Winther.

I denne fase skal evalueringen skabe grundlag for at lave en forretningsstrategi – herunder undersøge, om ens antagelser om forretningsmuligheder holder, eller om man skal ændre kurs.

Hurtigst muligt skal man teste, om det rent faktisk skal være de samarbejdspartnere - kommunen, private virksomheder eller nogle helt tredje - som evalueringen skal producere viden til.

“Man skal tage fat i mulige samarbejdspartnere så tidligt som muligt og teste hypotesen om, hvorvidt der er gode forankringsmuligheder. Det er et vigtigt perspektiv at turde lede efter andre forankringsmuligheder,” siger Robin Vickery.

“På den ene side har man brug for en god, konkret plan, man kan vise fonden, når man søger penge. Men på den anden side har man brug for fleksibilitet i forhold til at kunne sadle om, hvis andre forretningsmuligheder viser sig at være lovende. Her er det vigtigt at have en god dialog med fonden om de løbende behov for at justere indsatsen.”

Læs mere om evalueringskonceptet her.