Sådan bliver jeres forening et deltagerdrevet handlefællesskab

"Det er godt på CV'et".

Den sætning genkender mange. Den beskriver det velkendte bytteforhold mellem foreninger og frivillige. De frivillige lægger tid og kræfter. De belønnes med anerkendelse og noget på CV'et til deres videre færd i livet.

Men det er ikke nok. Hvert fald ikke til at motivere, engagere og fastholde frivillige i foreninger i det lange løb. Eller forløse deres fulde potentialer for at bidrage til foreningens formål, mener DeltagerDanmark.

De har hjulpet Sind Ungdom med at indarbejde udvalgte metoder fra community organising med det formål at hjælpe foreningen med at blive bedre til at engagere de frivillige og styrke foreningens formål og handlekraft.

DeltagerDanmark har sat Sind Ungdoms erfaringer på formel, som I nu kan tilgå her i seks trin.

1. Motivér gennem fortællinger
Det kan virke helt banalt men historiefortælling er faktisk en af de stærkeste og vigtigste redskaber, I kan gøre brug af til at gøre jeres foreningsformål mere vedkommende. For at I kan skabe forandring, skal I først skabe en stærk fortælling. Fortællingen om, hvem I er, og hvad I ønsker at opnå gennem jeres arbejde.

Fortællinger vækker følelser, der er med til at muliggøre handling. Fortællinger hjælper os til at forstå og sætte ord på den dybere mening med foreningens formål.


















Det deles henholdsvis op i tre: Historien om mig, historien om os og historien om nu.

Arrangér workshops internt, hvor I kan arbejde med det her punkt og gør det til en integreret del af foreningens møder mellem frivillige og medarbejdere. Som figuren viser, er det her, I skal kunne fortælle jeres historier og mikse dem.

Historien om os skal forvandles til en stærk ressource i jeres arbejde med at motivere, skabe tilknytning og samhørighed og ikke mindst give retning.

Det handler ikke om jer som organisation, men om de mennesker, I ønsker at bygge på – deres historier, værdier, interesser og ressourcer.

DeltagerDanmarks værktøj til at arbejde med historiefortælling kan I få adgang til kvit og frit her.

2. Lyt og byg relationer
Det er vigtigt at begynde med fortællingerne, men det er lige så vigtigt at lytte, bygge stærke relationer og meningsfulde strukturer. Tilsammen er det krumtappen i fællesskaber.

Det er her afgørende at indarbejde det som den amerikanske community organiser Michael Gecan kalder the habbit of relating. Det kan hjælpe foreninger af enhver slags til at gå fra en mere driftorienteret kultur til en rig relationskultur, hvor medlemmer og frivilliges ressourcer er i centrum.

Der tales også her om såkaldte tykke og tynde relationer.

De tykke eller stærke relationer er baseret på engagement, tillid og motivation og følelsen af et fælles formål, hvor de tynde og svage relationer er adgangen til læring, vigtig information og ressourcer, for eksempel gennem en ny frivillig, som gerne vil bidrage til jeres kampagne.

Kombinationen af de to typer af relationer kan hjælpe jer i retningen mod at gøre relationer til omdrejningspunktet i jeres arbejde.

Relationsarbejde er alfa og omega i community organising, og det er derfor en god idé at sætte det øverst på listen i jeres arbejde med jeres frivillige.

Helt praktisk kan I opnå det ved hjælp af 1:1-møder og lyttemøder, hvor I får afklaret, hvilke interesser, værdier og sidst, men ikke mindst, ressourcer I har som fællesskab. Det er her vigtigt, at I går efter at udvikle gensidigt forpligtende relationer.

1:1 møder kan deles op i fem trin.

 
DeltagerDanmark har også til dette trin udviklet et værktøj til, hvordan I kan bygge relationer med 1:1-møder. I kan få adgang til det kvit og frit her.

3. Organisér frivillige i teams
Medejerskab er her nøgleordet. I en driftskultur er der en tendens til, at man for eksempel gennem en koordinator rammesætter og uddelegerer opgaver til de frivillige. Koordinatoren driver og bestemmer altså arbejdet. De frivillige kan af og til opleve at skulle løse opgaver for ansattes skyld og ikke deres egen eller sagen.

Det afgørende her er at skabe en fælles ansvarsfølelse og engagerer de frivillige til at være mere kreative og involverende. Men hvordan gør man så det?

Det kan virke en smule banalt, men det har ikke desto mindre stor virkning.

Organisér de frivillige i teams og gentænk rollerne og arbejdsopgaverne. Vær ikke bange for at eksperimentere med at overlade større ansvar til teamet.

Helt lavpraktisk anbefales I at lave lokale workshops i teamdannelse, hvor I finder ud af, hvad jeres frivillige er gode til og kan lide at lave. Dernæst skal I hjælpe jeres frivillige team med at at definere et engagerende formål og få styr på roller. Teamet skal slutteligt have nedsat nogle regler for, hvordan de vil holde deres aftaler.

Det er dog vigtigt, at I ikke giver helt slip for jeres overordnede ansvar for de frivillige. Det anbefales derfor, at I understøtter teamet med coaching løbende.

Du kan læse meget mere om den delikate proces i DeltagerDanmarks metodecase, som kan tilgås i dokumentationsboksen til højre på desktopversionen og i bunden af artiklen, hvis du læser på din smartphone. 

4. Uddan lederskabstrænere
Kursuskataloger findes der mange af. Træn i stedet en andel af jeres ansatte specifikt at arbejde med opbygning af kapacitet blandt de frivillige. Ellers vil de fleste organisationer løbe ind i ressourceproblemer, hvis relationsdannelse, coaching og historiefortælling kun foregår, når der er en ansat til stede.

Hvordan gør I så det?

Uddan et hold af lederskabstrænere til at understøtte de lokale teams. Træn hele teams frem for en af gangen.

Besøger I jeres klubber eller lokale foreninger, så lav det om til aktionslæring, hvor læring, planlægning og handling smelter sammen.

5. Engagér folk i handlinger
En af de vigtigste læresætninger i community organising er, at handling er organisationers ilt.

Sørg for at blive mere effektive i jeres arbejde gennem konkret handling. Det gør I ved at skabe en kultur med kort fra tanke til handling.

Tænk i engagerende aktiviteter frem for kedelige møder. Sæt klare mål og sørg for, at de er målbare. Kun på den måde kan I hjælpe jer selv med at blive klogere på jeres arbejde og justere, når det ikke kører som smurt.

Tænk jeres tid som en pil og sæt jeres måske velkendte årshjul på pause for en periode. Sæt et ambitiøst mål og engager og mobiliser jeres folk. Hvem og hvad har I brug for? Få styr på det og sæt handlingen i gang – sammen.

6. Identificer, rekruttér og træn ledere
Hvordan leder I? Beder i frivillige løse afgrænsede opgaver, eller hjælper i dem med at tage ansvar for at opnå fælles resultater?

Meget tyder nemlig på, at den klassiske form for ledelse, hvor man har en (flere) centrale ledere og koordinatorer, ikke er lige så effektiv til at styrke fællesskabet, som det ellers er, når man arbejder med at fordele lederskabet.

Community organiser, professor ved Harvard University Kennedy School of Government, Marshall Ganz, foreslår, at man kan se udviklingen af lederskab som et snefnug.

Lederskab forstås her som det at hjælpe andre til at handle sammen på fælles mål, og snefnugget beskriver en velegnet struktur til at udvikle ansvar og lederskab hos de mange og ikke kun hos de få.

Hvert eneste snefnug har sit unikke mønster, som starter fra midten og vokser ud i et forbundet ornament.

Forestil dig så, at et projekt i jeres forening er et snefnug, hvor den typiske leder eller koordinator er placeret i midten, og resten af mønsteret er de nye ledere, der er trænet.

I modsætning til et traditionelt organisationsdiagram skal relationerne i snefnugget ses som coaching- og udviklingsrelationer og ikke som kommandoveje.

Den vigtigste rolle for nøglepersonerne er her at bygge andres kapacitet til at handle, øge deres motivation – og ikke gøre alting selv.

Jeres succes er knyttet til udviklingen af nye folk, der tager delt lederskab over en del af projektet.

Alle de, I har involveret i jeres arbejde, bør inviteres til at tage lederskab – uanset rolle. Det gælder altså både frivillige og ansatte såvel som medlemmer eller støtter.  

I skal helst løbende identificere, rekruttere og udvikle lederskab på alle niveauer.

Helt lavpraktisk kan I gøre det ved at lave evalueringer ved alle jeres aktiviteter med spørgsmål såsom:

• Gav aktiviteten plads til lederskab blandt deltagerne?
• Hvem trådte frem og tog ansvar?
• Hvordan kan vi hjælpe dem til deres nærmeste næste skridt?

For at få et stærkt handlefællesskab skal I altså arbejde ihærdigt med at motivere og engagere jeres stab.

Skab fælles ansvar og fordel lederskabet. Tal sammen og lyt. På den måde kan I komme tættere på en relationskultur og væk fra en driftskultur.