Sådan planlægger I det geniale event på Folkemødet

Er fire talende jakkesæt bag et højt cafébord et nytænkende og udfordrende event?

Ikke for den selvstændige eventmager Eva Hesse. Hun gør en dyd ud af at tænke skævt og udfordre præmissen, når hun skaber effektfulde events for både organisationer og offentlige myndigheder. Folkemødet er en af hendes professionelle arbejdspladser, og Civilsamfundet Videnscenter har derfor bedt Eva Hesse komme med sine bedste råd til, hvordan man planlægger et succesfuldt event til Folkemødet 2019.

Et event skal i denne guide forstås som:

• En tidsmæssigt afgrænset spektakulær aktivitet
• En aktivitet, der oftest foregår andre steder end på de traditionelle scener eller i telte
• En oplevelse kombineret med et stærkt kernebudskab.

Eva Hesse, eventmager med eget bureau

Den gode foranalyse
Events kan være en effektfuld måde at få et budskab ud på. Både når Amnesty putter børn i ligposer som happening, eller når ingeniører bruger åben ild under et afbrændingsforbud. Eksemplerne vender jeg tilbage til. Men de kræver ofte mange ressourcer og kan være dyre at udvikle og afvikle.

Derfor er det en god idé at overveje, om et event overhovedet er den rigtige aktivitet for at nå jeres mål. Det gælder særligt på Folkemødet, hvor konkurrencen om opmærksomhed fra politikere, presse, interesseorganisationer og deltagere er benhård.

Overvej, om der er andre metoder, der er nemmere, billigere og mere sikkert kan give det resultat, I søger. For at kunne beslutte det, kan I med fordel stille jer en række spørgsmål, inden idéudviklingen begynder: Hvad er den ønskede effekt?

• Hvad vil I gerne opnå på Folkemødet?
• Understøtter den ønskede effekt jeres strategiske mål?
• Hvordan vil et event brande jer?
• Hvordan vil et event øge jeres kendskabsgrad?
• Hvordan vil et event give presseopmærksomhed på en sag eller jer som organisation?
• Hvordan vil et event skabe netværk eller nye samarbejder med relevante aktører?
• Hvordan vil et event give et specifikt call-to-action?
• Hvordan vil et event bidrage til den politiske dagsorden?
• Hvordan vil et event få politikere eller andre udvalgte aktører i tale?

 

Husk det irriterende hvorfor, når I diskuterer effekt. Hvorfor ønsker I presseopmærksomhed? Hvorfor ønsker I et budskab ud via event? Hvad er det egentlige call-to-action? Og vent så med idéudviklingen, til alle spørgsmål i foranalysen er besvaret. Det er svært, så hav eventuelt en væg dedikeret til idéer, som I hænger sedler på, når I alligevel kommer til at lufte idéer. Men gå ikke ind i dem, før I er færdige med foranalysen. Så slipper I for at bruge en masse tid på idéer, der ikke understøtter jeres mål.

Sådan rammer I den rigtige målgruppe
Folkemødets deltagere er en relativt afgrænset målgruppe. Temaerne, debatformen, geografien og tidspunktet spiller alt sammen ind. Men det, at specifikke målgrupper er samlet på ét sted, er en kæmpe fordel, hvis det netop er dem, man skal have fat i.

Omvendt giver det kun mening at have aktiviteter, der har netop dem eller nogle af de mennesker, der er i Allinge, på sigtekornet. For eksempel er der stort set ingen gymnasieelever eller studerende, da Folkemødet altid ligger i de fleste studerendes eksamensperiode.

Så overvej kraftigt, om I kan få opmærksomhed fra netop de mennesker, der kan føre jer i retning af den effekt, I har defineret. Derfor skal I gøre jer klart, om dem, I vil have fat i, rent faktisk er til stede. Hvis ikke, skal I måske flytte jeres indsats til Ungdommens Folkemøde eller et andet sted, hvor I rammer målgruppen.

Er event den rigtige metode?
Er et event den bedste vej til at opnå den ønskede effekt, eller er der bedre måder at få målgruppen i tale på? Det skal I nu til at overveje med afsæt i de svar, I har givet på ovenstående spørgsmål. Alternativer til events er eksempelvis debatter eller en-til-en-møder med interessenter.

Hvis svaret er ja, kan I gå videre med udviklingen af eventet. Hvis svaret er nej, så udtænkt en anden aktivitet, der giver den effekt, I ønsker. Mit mantra er: “Ingen events for eventets skyld”

Men hvis I vælger at lave et event, skal den, for at have effekt, have et klart budskab og gerne indeholde en form for nyhed, hvis mediebevågenhed er et af formålene.

Endelig! Klar til udvikling af eventet
Foranalysen er overstået – nu kan I gå hen til væggen med sedler med parkerede idéer, for endelig er det tid til at gå i krea-mode. I har styr på, hvad I vil opnå med eventet og på forudsætningerne, så I er sikre på, at I arbejder målrettet, når I udvikler det. Ingen får noget ud af at skøjte ud af for mange urealistiske og tidsrøvende baner.

For at være helt skarpe i idéudviklingen, kan det godt betale sig at opsummere, hvad I vil opnå med eventet, hvilket grundlag den bygger på, hvad budskabet er, hvem målgruppen er, og hvilke rammer I arbejder indenfor.

Til brainstormen på selve event-idéen er der en række arbejdsspørgsmål, som med fordel kan være med til at udforme eventet:

• Hvilken form har eventet? Er det demo, happening, oplevelse, fokus på lyd, lys, hands on eller visuelt?
• Hvilke ressourcer har vi til at udvikle og afvikle eventet? Bemanding, tid og penge?
• Hvilke (lokale) aktører skal vi samarbejde med?
• Skal der frivillige med, og i så fald hvem?
• Hvad er regler og retningslinjer for events på Folkemødet?
• Hvad er vores tidsplan?

Tænk i elementer, der virker godt
Der er en række parametre, der kan sikre, at eventet har effekt. Jo flere af dem, der bliver tænkt ind, jo stærkere er det.

• Klart budskab (der er meget at afkode for deltagere på Folkemødet i forvejen)
• Overraskende og spektakulært setup - brug gerne humor.
• Inddragende (noget publikum kan gøre)
• Photo option (forudsætning for presse og indhold til SoMe-platforme)
• Beliggenhed. Lav eventet, hvor folk alligevel er (fremfor at skulle lokke folk hen til jer).

Husk den praktisk planlægning
Efter den første ideudvikling kan I med fordel læse Folkemødets arrangørhåndbog. Der står alt, hvad der er værd at vide om planlægning af events på netop Folkemødet. Men lad være med at begrænse jer selv ved at læse håndbogen, før I laver første idéudvikling. Men læs den, inden I lægger jer fast på et koncept.

Folkemødet er som udgangspunkt meget positiv over for events, men kan med fordel orienteres eller inddrages relativt tidligt i planlægningsfasen, så eventuelle hensyn kan tænkes ind i eventet.

Regler og retningslinjer for events
Der er regler og retningslinjer for events på Folkemødet. Det er for eksempel ikke tilladt at lave events, når der er partiledertaler. Så orienter jer i oversigten over taler i arrangørhåndbogen. Ligesom det heller ikke er tilladt at lave kommercielle events, medmindre det er aftalt med Folkemødet.

Man kan dele events op i to typer: events på stadepladser og pop-op-events. Events på stadepladser skal som udgangspunkt ikke godkendes af Folkemødet, men vær opmærksom på, om der skal indhentes særlige tilladelser fra eksempelvis politi eller brandmyndigheder.

Husk at dokumentere eventet
Ingen event uden publikum – og ingen opmærksomhed uden kommunikation.

Det er en god idé at prioritere tid og energi på at gøre opmærksom på eventet på alle tænkelige platforme, inden den afholdes. Både for at skaffe publikum og også gerne særligt inviteret publikum. Af samme grund er det smart at dokumentere eventet så meget og godt som muligt, så den kan leve videre bagefter på flere platforme.

Drejebogen er din bibel
Der er stor forskel på, hvor detaljeret den ansvarlige for et event ønsker sin afviklingsplan. Personligt er jeg nede i minutintervaller og har som ypperste mål, at jeg ikke selv rører en finger under eventet. Det er nemlig et udtryk for, at alle involverede kender deres opgaver og leverer på dem.

Start gerne på drejebogen flere måneder før eventet, for gennemskrivningen hjælper til at tænke på alle detaljer i god tid.

Start med slutningen, og arbejd baglæns. Tænk forløbet fra minut til minut, fra eventet er afsluttet, og I klapper hinanden på skulderen, til den dag I pakker bilen med gear og kører af sted til Folkemødet.

Når drejebogen er skrevet igennem, sættes aktører på alle opgaver. På den måde identificerer I, hvilke roller der er brug for at få besat. Skriv dem på tentativt og tal derefter med dem en for en og gennemgå deres rolle. Er de ok med opgaven, og er deres chef også? Gennemgå deres rolle med en tættekam sammen med dem, så de opdager huller, hjælper med at præcisere og ikke mindst tager opgaven til sig, forstår den og leverer på den på dagen.

Når alle roller er udfyldt, klappet af med alle deltagere og justeret på plads, kan en detaljeorienteret kollega med fordel tygge sig igennem den. Der er altid fejl i – og et sæt helt friske øjne spotter dem. Først til allersidst – få dage før eventet – sendes en final drejebog i pdf til alle.

Og følg så drejebogen på dagen. Begynd i god tid, og stol på dine beslutninger. Sørg for, at den ansvarlige for eventet ikke har specifikke opgaver, så den med overblikket kan stå til rådighed for alle de involverede i eventet. Og nyd det så.