Undgå klassiske faldgruber i fondsansøgninger

Efter at have kastet et hurtigt blik på første side kasserer flere fonde hvert år mere end halvdelen af de modtagne ansøgninger. Det fortæller Grant Compass, som er en online database med oplysninger om legater og fonde i Danmark.

Årsagen til de mange kasserede ansøgninger er ifølge Grant Compas, at for mange ansøgere ikke udfylder ansøgningsskemaerne korrekt eller rammer skævt i forhold til kravene fra fondene, forklarer Tine Brodersen, der er projektleder hos Grant Compass.

Grant Compass har udført kvalitative undersøgelser af fondes arbejde og har på den måde fået indblik i, hvilke fejl organisationer typisk begår, når de søger fondsmidler. Tine Brodersen fortæller her om de klassiske faldgruber, ansøgere falder i, og giver samtidig tips til, hvordan man undgår dem.

Faldgrube 1: "Vi lever ikke op til alle krav, men vi søger alligevel"
Alle fonde har deres egne uddelingskriterier, som de beskriver i deres strategier og på deres hjemmesider. Alt for mange ansøgere vælger imidlertid at se bort fra de formelle krav eller at fortolke dem.

"Mange ansøgere har den tilgang til fondsansøgninger, at man skal sende så mange som muligt for at forøge chancerne for at få støtte. Det betyder, at mange søger fonde, hvis krav de ikke lever op til. De tænker "vi passer ikke helt ind, men vi søger alligevel. Det kan være, vi er heldige". Men det, ansøgerne glemmer, er, at mange andre faktisk lever op til kravene, og fondene vælger dem, der lever op til kravene, mens resten bliver frasorteret," siger Tine Brodersen.

Sådan undgår du faldgrube 1: "Lad vær med at søge fonde, hvis krav I ikke lever op til, og lad være med at fortolke på fondenes krav," opfordrer Tine Brodersen. Der findes tusindvis af fonde i Danmark, derfor skal man ifølge Tine Brodersen hellere bruge sine kræfter på at finde de fonde, som matcher ens profil.

"At søge for bredt og håbe på det bedste er ofte spild af både jeres og fondenes tid og ressourcer," siger hun.

Tine Brodersen anbefaler, at man "søger smart" og bruger sine kræfter der, hvor mulighederne er størst. Det kan man gøre ved at lave en cost-benefit-analyse. Man skal analysere sandsynligheden for at komme i betragtning til midlerne hos de enkelte fonde i forhold til de ressourcer, det kræver at udarbejde ansøgningen. På den måde har man en god basis for at vælge, hvilke og hvor mange ansøgninger det er klogt at bruge sine ressourcer på.

Faldgrube 2: "Vi har ikke udfyldt alle felter i ansøgningsskemaet, men det går nok"
I dag bruger mange fonde ansøgningsskemaer, som ansøgerne skal udfylde. Ofte er der mulighed også for at vedhæfte projektbeskrivelser, budgetter, samarbejdsaftaler med videre. Fondene benytter ansøgningsskemaerne, fordi de giver et hurtigt overblik og letter deres administration. Men alt for mange ansøgere udfylder ikke ansøgningsskemaerne korrekt. De efterlader eksempelvis tomme felter, henviser til en vedhæftet projektbeskrivelse eller undlader at vedhæfte alle de dokumenter, der efterspørges.

Sådan undgår du faldgrube 2: Læs retningslinjerne og følg formalia. Alle felter i fondenes ansøgningsskemaer skal udfyldes. Hvis I mangler konkrete dokumenter, som fonden efterspørger, og som I ikke kan nå at have klar til ansøgningsfristen, er det en god idé at kontakte fonden og bede om tilladelse til at fremsende de manglende dokumenter senere.

Faldgrube 3: "Vi kan sagtens nå at skrive den ansøgning på et par uger"
En tredje faldgrube er, at mange organisationer undervurderer, hvor tidskrævende fundraising er. Ifølge Tine Brodersen kommer det bag på mange, hvor tidskrævende ansøgningsprocessen er. Det kræver tid og ressourcer at skrive en fondsansøgning, som rammer plet, og mange kommer alt for sent i gang og bliver derfor pressede op til ansøgningsfristen, forklarer Tine Brodersen.

Sådan undgår du faldgrube 3: Tine Brodersen råder organisationer til at udarbejde et årshjul for deres arbejde med fondsansøgninger og på den måde skabe overblik over, hvornår de skal gå i gang med hver enkelt ansøgning.

"Det er vigtigt at have overblik over ansøgningsfrister og fondenes behandlingstid af ansøgningerne. Det er en god idé at udarbejde et overskueligt Excel-ark med alle de fonde, I vil søge over et år. Angiv tydeligt ansøgningsfrister, opgaver og interne deadlines for arbejdsprocessen, og hvornår I kan forvente at få svar. I kan vurdere, hvornår arbejdet med hver fondsansøgning skal påbegyndes ved at regne baglæns fra projektstart. Vær realistisk og husk at afsætte mest tid i opstartsfasen, da det er den mest arbejdstunge fase i ansøgningsprocessen," siger Tine Brodersen.

Faldgrube 4: "Budgettet kan jo altid tilpasses"
Mange ansøgere falder ikke alene igennem på deres projektidé eller -beskrivelse, men på dårlige og urealistiske budgetter, forklarer Tine Brodersen.

"Alt for mange tænker, at hvis de skruer ned på budgetposterne og ikke medtager alle udgifter, har de bedre chancer end andre ansøgere. I den anden grøft er der mange, der udarbejder for høje budgetter til relativt simple projekter. De glemmer, at de fleste fonde er professionelle og har mange års erfaring med at behandle ansøgninger. Fondene kan på få minutter danne sig overblik over et budget og vurdere, om det er realistisk," siger Tine Brodersen.

Sådan undgår du faldgrube 4: "Sæt jer grundigt ind i, hvad aktiviteterne i jeres projekt faktisk koster. Det er meget vigtigt at præsentere en fond for et realistisk og gennemsigtigt budget. I skal ikke spare, men heller ikke smøre tykt på," lyder Tine Brodersens råd til organisationer og foreninger.

Faldgrube 5: "Vi sender bare samme ansøgning til den her fond også …"
Mange organisationer søger midler til samme projekt hos flere fonde, hvilket ifølge Tine Brodersen er en god idé. Til gengæld er det ikke en god idé at sende samme ansøgning til alle fonde.

Sådan undgår du faldgrube 5: Det er en rigtig god idé at have en grundskabelon for sin ansøgning. Men hver ansøgning skal tilpasses til den specifikke fond, dens profil og uddelingskriterier, forklarer Tine Brodersen.

"Det er vigtigt, at man sætter sig ind i alle de forskellige fonde, man søger, og at man bliver bekendt med deres formål, på den måde kan man tilpasse ansøgningen til hver fond. Man behøver ikke skrive én eksklusiv ansøgning per fond. Men på den anden side må man ikke tænke, at one size fits all," understreger Tine Brodersen.