Guide til civilsamfundsorganisationer: Giv arbejdsmiljøet et servicetjek

Kender dine ansatte deres kerneopgaver? Og kender de rækkevidden på de beslutninger, de kan træffe på egen hånd? Ingerfair har gransket de faktorer, der er med til at give trivsel og sikkerhed på arbejdspladsen. Her guider vi dig til det mest basale.

Et godt psykisk arbejdsmiljø handler ikke kun om at slippe for de værste rædsler som mobning, seksuel chikane og stress blandt medarbejdere. Et sundt arbejdsmiljø handler også om, hvordan man vedligeholder og nærer den enkelte medarbejders arbejdsglæde og trivsel.

Et nyt katalog fra konsulenthuset Ingerfair sætter spot på, hvordan trivslen på arbejdspladsen i en civilsamfundsorganisation kan løftes og bæres på vej.

Et godt arbejdsliv handler om mange ting. Men tre ting scorer alligevel højest, forklarer administrerende direktør i Konsulenthuset Ingerfair, Frederik C. Boll:

• at medarbejdere har en meningsfuld hverdag
• at medarbejdere oplever, at der er nye muligheder på arbejdspladsen
• at medarbejdere har indflydelse på deres arbejdsopgaver

"At arbejde i civilsamfundet for 'en god sag' giver overordnet set mening for rigtig mange. Men arbejdslivet kan sagtens blive udfordret alligevel. Det sker eksempelvis, når ens kompetencer ikke bliver brugt meningsfuldt, eller man skal bruge tid på ting, der kan forekomme ubegrundede," siger Frederik C. Boll.

Ved at have et skarpere fokus på roller, rammer, retning og regler kan man som organisation løfte arbejdsmiljøet. Ingerfair uddyber her, hvorfor det er så vigtigt at have fokus på de fire R’er.

Roller: Hvad er din kerneopgave, og hvad er dine kollegers kerneopgave?

Civilsamfundsorganisationer er oftest gennemsyret af en høj grad af autonomi. Autonomi er ikke i sig selv dårligt, for mange ansatte ønsker at have bevægelsesfrihed og indflydelse, forklarer Frederik C. Boll. Men for meget autonomi, kan også afføde usikkerhed, og at man som ansat rammer skævt i forhold til det overordnede mål.

"Ved at følge arbejdsmiljøet i civilsamfundet tæt gennem to år har vi observeret, at en høj grad af autonomi ofte følges af en utydelig funktions- eller arbejdsbeskrivelse. Som ansat risikerer man at blive i tvivl om, hvad ens kerneopgaver er: Hvornår gør jeg mit arbejde godt? Er det, når jeg følger min egen lyst, eller når jeg gør noget, der kobler sig til det, jeg fornemmer, er retningen for organisationen?", siger Frederik C. Boll.

Han pointerer videre, at rolleklarhed ikke behøver betyde, at man har en skemalagt og fuldstændig defineret arbejdsdag. Han efterlyser i stedet et nedskrevet sæt af forventninger, som medarbejdere kan styre efter, så man ikke bliver i tvivl om sine vigtigste opgaver. Ens arbejdsopgaver er sjældent statistiske og kan sagtens ændre sig. Når det sker, må man tage en ny snak om arbejdsopgaver.

At man ikke bare har styr på sine egne arbejdsopgaver, men at man fornemmer, at ens kolleger også har udstukne retninger, kan afhjælpe frustrationer, pointerer Frederik C. Boll videre.

“Hvis man ikke tager det her alvorligt, kan det skabe frustration og gnidninger. Nogle vil føle, at de har samme type job, men de oplever, at kollegaen laver alt det sjove, mens de selv hænger på alt det besværlige. Nogle gange kan egentlige stillingsbånd også være en del af løsningen. Hvad er baggrunden for, at X er ansat som konsulent, mens Y er seniorrådgiver.”

Rammer: Er det klart for medarbejderne, hvad der er deres beslutningsrum?

I organisationer med meget autonomi kan det også være svært at finde grænsen for, hvad man selv kan træffe afgørelse om, og hvad der er op til ledelsen eller anden ekspertise i organisationen.

Eksempelvis kan en programansvarlig med ansvar for at udbrede lektiecafeer blive i tvivl om, hvor lang beslutningsdygtigheden rækker. Hvis vi nu antager, at der skal indkøbes et IT-system, så lektiecafeerne på tværs af landet kan snakke sammen og dele pædagogiske metoder. Er det så programmedarbejderen, der skal købe it-systemet og hvad nu, hvis det viser sig, at man bruger en hårdt trængt organisations penge dårligt?

“Når beslutningsrummet ikke er tydeligt, kan der opstå misforståelse og mislyde mellem medarbejdere og ledere. For måske får man en reprimande fra chefen, mens man selv følte, man handlede i overensstemmelse med sit mandat,” forklarer Frederik C. Boll.

Retning: Er retningen i medarbejdernes arbejde tydelig?

Mange ansatte i en civilsamfundsorganisation er stolte af deres arbejde. Man taler om, at man tager organisationens visioner på sig, både på job og i fritiden. Alligevel sker det, at medarbejdere “farer vild” og ikke kan se koblingen mellem det, de selv gør, og det, der er det overordnede formål.

“Retning handler om at skabe en fælles forståelse af, hvilken vej organisation skal gå, og hvordan den enkelte medarbejder gør sit til at nå det mål. Meningen i arbejdslivet bliver udfordret, når man ikke forstår, hvordan man selv er med til at bringe os tættere på de store visioner,” siger Frederik C. Boll.

Hvornår lykkes man eksempelvis med at skabe bedre forhold for udsatte borgere? Er det, når man får mere kvalitet ind i et eksisterende projekt, eller er det, når man vækster og laver flere og nye aktiviteter for målgruppen?

“Nogle gange kan der opstå uklarhed over, hvad der er “meningen” med arbejdet, og man bliver i tvivl om, hvilke prioriteringer man skal vægte. Sagt på en anden måde: Hvordan agerer jeg som det lille tandhjul i den store maskine, og hvilken vej skal jeg dreje?,” uddyber Frederik C. Boll.

Regler: Er med til at sikre oplevelsen af retfærdighed

Mange civilsamfundsorganisationer hylder som bekendt autonomi og kan have et kompliceret forhold til regler. Men regler og retningslinjer behøver ikke være dårligt, så længe vi forstår, hvorfor de er der. Og bruges regler og retningslinjer konstruktivt, er det med til at undgå konflikter og understøtte det gode arbejdsmiljø.

Frederik C. Boll peger på blandt andet ferieplanlægning og efteruddannelse som områder, hvor det er vigtigt at have regler:

“Når vi har klare regler for eksempelvis ferie eller kompetenceudvikling, er det ikke et lotteri, hvor man føler, man skal ramme chefen på en god dag, før man får ja. I civilsamfundet under man hinanden det godt og har høj grad af omsorg for sine kolleger. Den fællesskabsfølelse værner man om, når medarbejdere ved, at der er regler, som sikrer, at der også er noget til dem selv, når andre har fået.”