STOR GUIDE: Sådan laver du en arbejdspladsvurdering

Fælles for alle danske civilsamfundsorganisationer er, at de alle på den ene eller anden måde arbejder med et almennyttigt formål til gavn for den bredere befolkning.

I Altingets undersøgelse af arbejdsmiljøet i danske civilsamfundsorganisationer fortæller en stor andel, at blandt andet travlhed i hverdagen samt uvished om kravene i arbejdsmiljøloven er blandt årsagerne til, at de ikke har lavet den lovpligtige APV.

Alle organisationer skal lave en skriftlig arbejdspladsvurdering (APV), også hvis der kun er én enkelt ansat. En APV er et vigtigt værktøj, der hjælper med at identificere mulige mentale og fysiske problemstillinger i jeres arbejdsmiljø, og som dermed gør det muligt at målrette en handleplan fra ledelsen. Et godt og sundt arbejdsmiljø har en lang række fordele såsom større arbejdsglæde, højere motivation, produktivitet, mindre sygefravær og færre udskiftninger blandt de ansatte.

En lang række hjælpemidler eksisterer allerede frit tilgængeligt fra blandt andet Arbejdstilsynet og Videnscenter for Arbejdsmiljø.  

1. Stop op, og spot mulige problemer
Det første trin i APV-processen er at tage temperaturen på arbejdspladsen og identificere potentielle problemstillinger. Selve APV'en er lovpligtig, men der er metodisk frihed til, hvordan I vælger at lave den. Det kan være alt fra uformelle rundbordssamtaler til interviews med medarbejderne, til mere formelle elektroniske spørgeskemaer.

Hvordan I vælger at måle jeres arbejdsmiljø, er der altså ingen regler for. Dog skal I huske at nedskrive hele processen, uagtet hvilken fremgangsmåde I vælger. APV'en skal nemlig til enhver tid være tilgængelig for både ledelsen, de ansatte og Arbejdstilsynet.  

I kan med lethed printe og udfylde en af følgende tjeklister kvit og frit. Alternativt kan I også lave jeres APV online, hvor I skal logge ind med virksomhedens NemID.   

Hvis der ikke er nogen problemer med jeres arbejdsmiljø, er I ikke fritaget for at lave en APV. Det skal også fremgå skriftligt og være tilgængeligt for alle, at I er kommet frem til den konklusion. Ligeledes skal I skrive, at medarbejderne og/eller arbejdsmiljøorganisationen har været inddraget.

2. Beskriv problemerne udførligt
Ingen problemer er for små til at blive belyst. Det kan være alt fra for lidt lys i et bestemt rum, til at kontorstolene driller, til de mere alvorlige problemer som stress-symptomer relateret til for stor arbejdsmængde, til mobning og andre former for krænkelser.

Hvis I ved trin 1 har identificeret nogen problemer, skal I på trin 2 uddybe, hvad problemerne er. Her kan I med fordel inddele det i art, omfang og alvor for på den måde at få et overblik over, hvad der er presserende at løse her og nu.

Nogle af de ting I skal være opmærksomme på er, at de løsninger, I kommer frem til, ikke skal være en lappeløsning. Formålet med dette trin er i høj grad også at forebygge og sikre, at de pågældende problemer, I fik identificeret på trin 1, ikke opstår igen.  

I kan tilgå en af de 36 arbejdsmiljøvejvisere, hvor I kan få et overblik over de typiske problemer, der findes i de forskellige brancher. Allervigtigst kan I få gode råd til, hvordan I kan løse de respektive problemer.   

3. Sundt arbejdsmiljø, sunde medarbejdere
Et vigtigt parameter at måle på kan være sygefraværet blandt medarbejderne. Det er en god idé, at I undersøger, om jeres arbejdsmiljø er årsagen til sygemeldinger. Det kan være alt fra for mange tunge løft til dårligt indeklima til alt for mange arbejdsopgaver.

Formålet er ikke, at ledelsen skal granske medarbejderens sygdomshistorie, og enkeltpersoners sygefravær skal derfor ikke inddrages i APV'en. I skal derimod gribe det overordnet og strategisk an ved at se på, om specifikke jobfunktioner eller afdelinger har særligt højt eller lavt sygefravær. På den måde kan I skabe et overblik, som kan være et godt grundlag for at vurdere, om der er noget, I skal ændre for at forebygge arbejdsrelaterede sygemeldinger.

4. Lav en handleplan – sammen!
Det er meget vigtigt, at I udarbejder en handleplan sammen og går omhyggeligt til værks. Her er det særligt vigtigt, at der sættes specifikke mål og lægges tidsplaner for, hvordan I løser problemerne med jeres arbejdsmiljø, men samtidig også, hvem der er ansvarlig for hvad.

Det er ledelsen, som har ansvaret for, at problemerne løses, men det anbefales varmt, at medarbejderne inddrages i at udvikle løsningerne, så de får et medejerskab.

De personer, som har ansvaret for at gennemføre APV'en, skal løbende give status til alle og melde ud, når et problem er løst, hvilke andre der står for tur, og hvordan det står til med tidsplanen.

5. Følg op på handlingsplanen
Det femte og sidste trin handler om, hvordan I har tænkt jer at følge op på handlingsplanen for at sikre jer, at I løser problemerne i jeres arbejdsmiljø. Her er det også vigtigt at huske på, at I lovpligtigt skal revidere jeres APV, når der sker substantielle ændringer i arbejdet eller den måde, arbejdet udføres på, hvis det har betydning for jeres arbejdsmiljø. APV'en skal under alle omstændigheder revideres mindst hvert tredje år.

I kan frit selv vælge de metoder og værktøjer, som I vil gøre brug af til at lave APV'en. Arbejdstilsynet skal ikke godkende jeres APV, men de fører uanmeldte tilsyn, hvor de tjekker, om I har lavet APV'en efter lovens krav.

For flere hjælpemidler kan I frit tilgå et eksempel på et arbejdspladsskema med tilhørende vejledninger her.

Kilder: Arbejdstilsynet, Videnscenter for Arbejdsmiljø & Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø