Boost din forening med nyttig software

Trello
Trello er et værktøj til visualisering af opgaver og workflow, som giver projektdeltagere og de frivillige et overblik over projektet og dets opgaver. Samtidig er der mulighed for at oprette opgaver og kommunikere med hinanden, som man kender det fra sociale medier.

En af de store udfordringer i en organisation, der arbejder med frivillige, er at holde overblikket over projekter. Projektstyring kan blive for topstyret, og det passer ikke så godt sammen med autonomi. Og i nogle tilfælde kan det dræbe motivationen hos de frivillige. Trello er din gode ven og kan erhverves i en gratis version og i en mere professionel udgave for 60 kroner om måneden.

Slack
Et populært system til at kommunikere mellem mange mennesker i realtid. Slack er inddelt i "kanaler", hvor hver kanal er en langvarig samtale med skiftende emne, men inden for et afgrænset område (f.eks, #planning, #events osv). Der er mange alternativer til Slack såsom Discord, Hipchat og IRC.

I Coding Pirates bruger mange af de mest aktive frivillige Slack til at holde kontakten i det daglige. Der findes en god app til smartphones, så man hele tiden kan være med og have fingeren på pulsen.

Ulempen kan være, at nogen begynder at lide af frygten for at misse noget og derfor hele tiden skal læse med. Man kan ikke få opsummeringer eller referater af diskussioner, så misser man dem i øjeblikket, er det ikke nemt at få informationerne.

Coding Pirates har med Slacks støtte fået en gratis server, ligesom mange andre non-profit organisationer. Slack kan også benyttes gratis med en række begrænsninger.

Osticket
Et open source system til at håndtere mails mere effektivt. Når forældre eller andre interesserede sender en mail til Coding Pirates' centrale mailadresse, bliver der oprettet en sag i systemet. De frivillige, der administrerer systemet, løber alle henvendelser igennem og enten svarer eller videresender den til en lokal bestyrelse eller afdeling.

Fordelen er, at der altid er overblik over, hvem der har kontaktet dig, hvem af de frivillige, der har svaret, og hvordan de individuelle svar er formuleret.

Derudover kan systemet sættes op til at sende en reminder, hvis sagen ikke lukkes inden for en afgrænset tid. Osticket optimerer serviceniveauet og sørger for, at mails ikke havner i en mailbox, hvor de enten ikke bliver besvaret eller bliver overset.

Systemet kan downloades som en gratis version, men kan også erhverves for 100 kroner om måneden for den professionelle udgave.

Xena
Et online regnskabssystem, som bruges til håndtering af regnskaber. Xena kan håndtere afdelingsopdelte regnskaber, så man kan trække et individuelt regnskab for en enkelt afdeling. Coding Pirates har brugt dette for at aflaste lokale bestyrelser ved at håndtere selve bogføringen.

Coding Pirates har et kompliceret økonomisk setup, som stiller mange krav til økonomisystemet. Hovedforeningen kører derfor økonomien for mange af lokalforeningerne, hvor det er vigtigt med et regnskabsprogram, der kan håndtere komplicerede opgaver. Særligt fordi hovedforeningen også kører kontingentindbetaling og udbetaling til lokalforeningerne.

Coding Pirates får en del tilskud fra fonde til konkrete projekter og aktiviteter, hvor der skal leveres projektregnskaber for at dokumentere, at pengene er gået til de rigtige ting.

Foreningen drives primært af frivillige, så regnskabsprogrammet skal samtidig være enkelt og hurtigt. Det er Xena, og det kan betjenes af folk, der ikke er professionelle.

Systemet kan downloades i en gratis version. For den professionelle udgave koster det 149 kroner om måneden pr. bruger.

Coding Pirates' eget medlemssystem
Coding Pirates' medlemssystem er programmeret fra bunden af Coding Pirates' egne frivillige. Selvom systemet fra starten var designet til at kunne håndtere langt færre frivillige, afdelinger og familier, end der er nu, er det samtidig så fleksibelt, at de selv kan udvide og forbedre i forhold til de nye krav. Det er nyttigt i en forening, der i gennemsnit vokser med to foreninger om måneden.

Coding Pirates' medlemssystem bruges til at holde styr på alle medlemmer i foreningen. Det håndterer alt fra tilmelding af børn på ventelister til tilmelding af børn til arrangementer og inklusiv deltagergebyr. Systemet er også til en vis grad indrettet efter DUF’s regler. Betalinger foregår normalt med betalingskort, men understøtter også, at man kan tage bankoverførsler, mobilepay og sågar kontant betaling.

Medlemssystemet hjælper også de frivillige med at holde styr på ventelisterne. Ventelisterne i Coding Pirates er lange og fungerer lidt anderledes end traditionelle ventelister. Systemet er indrettet sådan, at når man skriver sig op i systemet, husker det på, hvornår det skete. Når man skriver sig på ventelister, bruger den opskrivningsdatoen som anciennitet. På den måde optjener et barn anciennitet på alle lokalafdelingernes ventelister. Det er nyttigt, fordi forældre ofte er villige til at køre til andre kommuner, hvis der er plads til deres børn.

Medlemssystemet holder også styr på information om både lokalforeninger og afdelinger. En lokalforening kan for eksempel være København med afdelinger på Vesterbro, Østerbro osv.

Systemet er også gearet til at registrere udstyr i forskellige afdelinger og lokalforeninger, samt hvem der har lånt udstyret - både hvilken afdeling eller lokalforening samt hvilken person, der er ansvarlig for det. Det er praktisk i Coding Pirates, hvor nogle afdelinger er ret udstyrstunge -  computere, Lego Mindstorm, Robotter, 3d-printere er for eksempel normale rekvisitter i en Coding Pirates Workshop. Men det ville også sagtens kunne bruges i en fodboldklub, hvis man gerne vil holde styr på, hvor mange forskellige bolde man har, og hvem der har fået hvilke trøjer.

I fremtiden forventer Coding Pirates, at medlemssystemet skal udstyres med endnu flere features. Registrering af børneattester og frivillige. Og foreningen vil gerne erstatte de besværlige analoge generalforsamlingsdokumenter med templates, der kan underskrives med NemID.

Coding Pirates' medlemssystem er open source. Det kan dermed bruges af alle interesserede. Man kan frit hente koden og opsætningen på linket her.