Sådan sikrer du, at alle kommer til orde og får en god generalforsamling

At styre en generalforsamling kan være en svær øvelse at mestre. For hvordan sikrer man, at alle kommer til orde, og hvordan vælger man den bedste dirigent? Cecilie Hansen fra Center for Frivilligt Socialt Arbejde underviser foreninger i, hvordan de skaber bedre rammer for deres generalforsamlinger. Civilsamfundets Videnscenter har derfor bedt hende om at svare på fire tvivlsspørgsmål omkring generalforsamlinger, som kan opstå i nye foreninger

- Hvordan sikrer man, at alle medlemmer kommer til orde og kan udtrykke holdninger og bekymringer, samtidig med at en fornuftig tidsplan overholdes?

Generalforsamlingen er i mange foreninger den højeste myndighed. Det er derfor på det møde, de store beslutninger om udvikling, værdier og vision skal træffes. Uanset om foreningen er stor eller lille, så vil der være mange perspektiver på, hvad der er bedst for foreningen. Derfor kan det godt blive et wild west, når meningerne mødes, og debatten bliver højlydt. Men det er jo netop derfor, vi har generalforsamlingen og den demokratiske samtale, hvor uenigheder kan blive vendt, og der kan træffes beslutninger for fællesskabet. Derfor er det vigtigt at give plads til alle perspektiverne på en generalforsamling. Det kan dirigenten sikre ved at indføre taletidsbegrænsning på for eksempel tre minutter ved første indlæg i en debat, og halvandet minut, hvis vedkommende vil sige noget igen.

- Må dirigenten deltage i afstemningerne under generalforsamlingen, hvis han eller hun er foreningsmedlem?

En dirigent skal være upartisk, og hverken vedkommendes egne eller eventuelt bestyrelsens holdninger må komme til udtryk i den måde, som generalforsamlingen ledes på. Derfor må den enkelte forening afklare med sig selv, om de synes, det er en god ide eller ej, at dirigenten deltager i afstemningerne.

- Hvornår er det en god ide at vælge en dirigent udefra?

Hvis bestyrelsen ved, at der vil opstå stor uenighed om et forslag, hvis der er kampvalg, eller hvis der af andre grunde er en svær generalforsamling på vej, så kan det være en god ide at overveje at spørge en person udefra, om vedkommende vil være dirigent. Det kan øge medlemmernes tillid til, at ledelsen af mødet foregår upartisk, og at sol og vind bliver delt lige, når uenighederne skal debatteres. I nogle tilfælde kan det endda være værd at overveje at få en advokat til at være professionel dirigent, hvis der for eksempel er økonomisk svære beslutninger på dagsordenen.

- Hvordan skal man vælge bestyrelsesmedlemmer på generalforsamlingen, hvis vedtægterne ikke beskriver, hvordan afstemningen skal foregå?

Så er det dirigentens opgave at foreslå en afstemningsmetode. Til personvalg er det almindeligt at lave skriftlige, hemmelige afstemninger. Det betyder, at der skal forberedes stemmesedler, som medlemmerne enten skal skrive navne på, eller hvor de skal sætte krydser ved navne.

Det er meget forskelligt, hvordan foreninger vælger bestyrelsesmedlemmer. Nogle foreninger stemmer på det antal bestyrelsesmedlemmer, der er på valg, mens andre bruger andre afstemningsmåder, for eksempel ”en over halvdelen”-afstemning, hvor der stemmes på én person mere end halvdelen af de personer, der skal vælges til posterne. Så skal man kun sætte 4 krydser, selvom der er 6 poster på valg. Det letter optællingsarbejdet. Det er også forskelligt, om foreningerne bruger stemmetællere, eller om dirigenten tæller stemmer, og om foreningen oplyser stemmetallet eller kun, hvem der er blevet valgt.

Det vigtige er, at hvert foreningsfællesskab vælger den måde, som de synes er den bedste – og som passer til vedtægterne. 

Er I i tvivl om, hvilke regler der gælder til en generalforsamling, får I i denne artikel et par gode råd. Og mangler I inspiration til nye måder at afholde generalforsamlinger på, så læs med i denne guide, hvor DGI fortæller om, hvorfor digitale generalforsamlinger fremmer medlemsdemokrati.